Terwijl de zilveren generatie buiten de tijd stuksloeg met golfen, zat binnen het groene goud kennis te vergaren over netwerken. Ofwel: 100 G14-leden waren maandag 7 oktober jl. aanwezig bij Hilton Royal Parc Soestduinen – hotel mét golfbaan en ‘endless possibilities’ voor zakelijke ontvangsten – voor een Masterclass Managing Authentic Relationships.
Deze masterclass werd verzorgd door Jean Paul Wijers, oprichter/directeur van zowel het Institute of Strategic Relationship Management als het Protocolbureau. Jean Paul is bovendien een van de auteurs van ‘Managing Authentic Relationships’, het eerste handboek en naslagwerk over strategisch relatiemanagement, dat in maart 2019 verscheen. De masterclass voor G14 was een drie uur durende kennismaking met dit boek en behandelde in vogelvlucht zowel de theorie als de praktijk van effectief relatiemanagement.
Eerst heel veel kopjes koffie
“Netwerken doen we allemaal; maar je hebt relatiemanagement nodig om efficiënt en effectief te kunnen netwerken. Veel mensen zijn vooral geïnteresseerd in het ‘hoe’ van relatiemanagement,” aldus Jean Paul Wijers. “Maar het punt bij relatiemanagement is dat je eerst het grote plaatje moet kennen en begrijpen, dus moet weten waaróm het hebben van relaties zo belangrijk is voor een organisatie, om tot het gewenste eindresultaat te komen.”
Voor elke organisatie – groot, klein, profit, non-profit – geldt dat de kwaliteit van hun relatienetwerk bepalend is voor hun succes. Die relaties zijn altijd persoonlijk, gebaseerd op empathie en vertrouwen, ze zijn wederkerig en hebben een gemeenschappelijk doel. Het netwerk van relaties bouw je op vóór je het als organisatie echt nodig hebt. Dat bouwen aan relaties komt in de praktijk neer op eerst heel veel investeren (lees: heel veel kopjes koffie drinken) alvorens je iets terug kunt verwachten en in de tussentijd geen zekerheid hebben over wanneer je iets terug kunt verwachten. Omdat elke organisatie nu eenmaal te maken heeft met karrevrachten aan relaties, is het zaak om bij het bouwen aan een relevant netwerk te focussen op de juiste relaties. Dát is precies het doel van relatiemanagement.
Strategie bepalen
Terwijl het bouwen aan relaties bij voorkeur gebeurt zonder doelstelling of tijdsdruk, bestaat relatiemanagement juist wél uit planningen maken en doelen stellen. Dat start met een goede definitie van wat het relatiemanagement voor jouw organisatie inhoudt en wat het toevoegt aan sales en marketing. Op basis van de definitie kun je je strategie bepalen: hóe ga je zorgen voor dat vertrouwen en die wederkerigheid en met welk doel? Jean Paul legde uit dat je dat het beste kunt doen door jouw (organisatorische) belang ondergeschikt te maken aan het belang van de klant. “Het is belangrijk om aan je klant te laten zien: ik ben nu niet mijn product aan het pushen, maar ik zet me in voor jou en ons gemeenschappelijke doel. Dat betekent een essentiële omkering van de normale relationele activiteiten en het nemen van die hobbel is voor veel organisaties lastig.”
Afbeelding: Strategisch relatiemanagement speelt zich af op verschillende niveaus.
Professioneel relatiemanagement is complex en vindt plaats op verschillende niveaus; zie schema Strategisch relatiemanagement, afbeelding hierboven. Eén van de essentiële onderdelen is het stakeholdermanagement. “Voor elke belangrijke stakeholdergroep bepaal je wat voor hen belangrijke onderwerpen zijn. De wederkerigheid daarin moet je haarscherp hebben. Jij wilt iets van hen, dus moet je je afvragen: wat is hun belang, wat zijn hun doelstellingen, waar lopen ze warm voor? Want bij relatiemanagement krijg je mensen pas in beweging als je net zo hard je best doet voor hun belangen als voor je eigen doelen.”
Manager van het netwerk coördineert
Het implementeren van relatiemanagement kost tijd; het duurt minimaal twee jaar voor een en ander echt goed loopt, aldus Jean Paul. Een stapsgewijze aanpak biedt de meeste kans op succes. “Begin bijvoorbeeld met stakeholdermanagement: bedenk een uniforme manier waarop iedereen in jouw organisatie de relaties in kaart gaat brengen. Een andere stap kan zijn om aan je eventjaarkalender vier kolommen toe te voegen: 1) wie van ons, 2) ontmoet wie, 3) op welk moment, 4) vanuit welk (relationeel en wederkerig) doel. Dat maakt de kans vele malen groter dat anderen uit jouw organisatie met de juiste gastennamen aankomen voor een event.”
Ideaal gezien wordt het relatiemanagement intern gecoördineerd vanuit één centraal punt in de organisatie: de manager van het netwerk, zie het schema hieronder. Deze persoon zorgt ervoor dat iedereen weet wat de netwerkstrategie inhoudt, regelt de ondersteuning van het relatiemanagement door de andere organisatieonderdelen én stuurt alle (teams van) netwerkers aan. En netwerkers, dat zijn we zoals gezegd dus allemaal. Al is de één er beter in dan de ander. “Een klein deel van de mensen is er echt voor geboren, de meeste anderen kunnen het gewoon leren. In de praktijk, door het gewoon heel veel te doen.”
Schematische weergave van relatiemanagement in de interne organisatie. Uit: Managing Authentic Relationships.
Netwerken op evenementen: Q & A’s Tips van Jean Paul Wijers
Hoe enter je een groepsgesprek? Sluit aan, wacht even op een natuurlijke pauze in het gesprek, zeg dan: laat ik me even voorstellen… En help elkaar: dit is mijn collega
Waar praat je over? Niet over zaken. Wél over: weer, verkeer, nieuws, details van de bijeenkomst et cetera. Luchtige, makkelijke onderwerpen waar iedereen over mee kan praten.
Hoe beëindig je een gesprek? Neem afscheid: bedankt voor het gesprek/leuk om kennis gemaakt te hebben. Wees eerlijk, zeg wat je gaat doen: leuk je gesproken te hebben, ik ga nu even met die-en-die praten.
G14 kan gezien worden als een ‘high-trust value network’. Dit type netwerken zien we in onze tijd ontstaan als tegenwicht voor de veelheid aan grote en complexe netwerken waar we ons allemaal óók in moeten bewegen. In essentie zijn ze vergelijkbaar met de gilde-netwerken uit de zeventiende eeuw. Kenmerkend: kleine en gesloten netwerken, in hoge mate zelfsturend, gericht op persoonlijk contact en gebaseerd op vertrouwen. Alleen mensen die voldoen aan bepaalde voorwaarden zijn er welkom. Daardoor weet je precies wie je er kunt aantreffen en dat maakt het netwerken in high-trust value networks uiterst efficiënt.
Meer weten over relatiemanagement?
Het boek ‘Managing Authentic Relationships’ is nu beschikbaar. Klik hier voor meer info of bestellen.
Geïnteresseerd in de postgraduate relatiemanagement-opleiding (6 lesdagen in 2 maanden)? Bekijk de website.
Tekst: Carla van Elst