Hoe en waarom evalueren?
Of het nu gaat om een online, hybride of live evenement: haal jij de meeste waarde uit jouw evenement? En hoe weet je eigenlijk of je de beoogde doelstellingen optimaal hebt behaald? ROI-expert Nico Meyer gaf onlangs een praktische online masterclass voor leden van G14. De theoretische basis van de masterclass richtte zich op het hoe en waarom van evalueren. In dit artikel lees je meer over de achterliggende theorie die jij kunt gebruiken om de effectiviteit van jouw evenementen te verhogen. En als bonus legt Nico Meyer in onderstaande video uit wat de ROI-piramide is en hoe je die kunt inzetten als meet- en planningsinstrument.
Theoretisch kader: gesneden koek voor elke eventmanager?
Evalueren is een integraal onderdeel van een evenement, maar slechts een onderdeel van het gehele proces van plannen en meten van een evenement. De basis van een geslaagd evenement begint met doelen bepalen en het eventdesign daarop afstemmen, en het eindigt met de resultaten inzichtelijk en bruikbaar maken. Ruim op tijd mee beginnen is belangrijk om je te kunnen verdiepen in hoe je bepaalde onderdelen gaat meten. Een vanzelfsprekendheid misschien, maar in de praktijk wordt evalueren vaak niet zo systematisch toegepast en wordt het iets dat daardoor veel weerstand kan oproepen. Bovendien worden in een evaluatie vaak niet de vragen gesteld die echt inzicht geven in het behalen van de beoogde resultaten voor jou en de opdrachtgever.
Opdrachtgever = stakeholder ‘Een evenement heeft geen doelstellingen, de stakeholders van jouw evenement wel. Om goed te kunnen bepalen wat jouw opdrachtgever belangrijk vindt, is het van groot belang om jouw opdrachtgever als stakeholder mee te nemen in het proces’ legt Nico Meyer uit. ‘Door vroeg in gesprek te gaan en hem of haar onderstaande vragen te stellen kun je inzicht krijgen in de doelstellingen: -Wat wil je bereiken?
-Waaruit gaat blijken dat dat gelukt is?
-Wat bepaalt het succes van het evenement?
-Hoe stellen we dat samen (objectief) vast? En tot slot wat bepaalt het succes van jouw team? Want, als je met jouw evenement geen waarde hebt kunnen toevoegen is het evenement eigenlijk waardeLOOS, terwijl je juist wilt dat je evenementen waardeVOL zijn’, stelt Nico.
ROI-piramide: instrument om te meten en plannen
In onderstaande video's legt Nico Meyer uit hoe je evenement kunt voorbereiden en inrichten met behulp van de ROI-piramide.
Op donderdag 18 maart 2021 namen leden van G14 deel aan de online masterclass ‘Evalueren kun je leren’. ROI-expert Nico Meyer sprak over hoe je waarde kunt toevoegen aan (online) evenementen door middel van evalueren.
Tekst: Annemieke van Hees