Vacature Eventplanner bij Circl

Functie omschrijving Als eventplanner bij Circl ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant. Je voorziet de klanten over de mogelijkheden die Circl als evenementenlocatie te bieden heeft. Circl is het Circulaire paviljoen op de Zuidas in Amsterdam, voorzien van 10 vergaderzalen met capaciteit voor 6-150 personen en een Eventspace waar men tot 250 personen bijeen kan komen. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een congres, hackaton of borrel. Niets is bij ons te gek! Naast het controleren van de beschikbaarheid van de verschillende ruimtes in Circl, plan je afspraken in, geef je rondleidingen, maak je offertes op, schakel je met de leveranciers, het catering team etc. Jij beheert en coördineert de aanvragen van A tot Z. Je bent voornamelijk bezig met de administratie rondom de evenementen, de hosts en de afdeling banqueting zullen de uitvoerende taken doen op de dag zelf. Natuurlijk is het altijd leuk om even gedag te zeggen tegen die klant waar je zo’n lange tijd contact mee hebt gehad. Dankzij jouw betrokkenheid en empathie zorg je dat onze bezoekers een goede indruk krijgen van Circl. Je laat zien hoe belangrijk je het vindt dat zij zich welkom voelen. Het gevoel van hostmanship is dan ook enorm belangrijk. Wat ga je doen:

• Aannemen van event aanvragen via mail en telefoon

• Rondleidingen faciliteren op locatie

• Opstellen van kostenoverzichten en offertes

• Voorbesprekingen met de contactpersoon ter plaatse of via teams

• Lastminute wijzigingen doorvoeren en communiceren met de uitvoerende afdelingen

• Agenda beheer, optie checks, banqueting weeklijsten controleren etc.

• Gedachtengoed duurzaamheid en circulariteit willen meenemen in de communicatie richting onze klanten