Vacature Botanic Event Coördinator bij Trompenburg

Botanic Event Coördinator

Sinds 2021 heeft Trompenburg Tuin Perenhof ingericht als locatie voor evenementen. De organisatie en coördinatie hiervan was eerst intern belegd. Nu we merken dat we aanvragen stijgen willen we graag het team uitbreiden met “Botanic Event Coördinator” die verder invulling geeft aan Trompenburg als plek voor bijeenkomsten in het groen.

Je bent verantwoordelijk voor het gehele traject van de (zakelijke & particuliere) events in Trompenburg; van offerte tot getekend contract en van uitvoering tot aftersales. Je geeft rondleidingen aan potentiële en bestaande opdrachtgevers en bent voor, tijdens en na een evenement hét aanspreekpunt voor onze gasten. D.m.v. het maken briefings en voeren van detailbesprekingen instrueer je het team, zodat zij weten wat er van hen verwacht wordt. Tijdens het evenement ben je het gastvrije en zichtbare aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Jouw uitdaging is zorgen voor een optimale bezetting en rendement van Tuin Perenhof. Dit doe je in nauwe samenwerking met de andere collega’s, partners en toeleveranciers, zoals catering en techniek. Tot slot denk en werk je creatief mee aan het verbeteren van ons aanbod.

Je belangrijkste taken:

Het voeren van enthousiaste (telefonische) klantgesprekken en het verzorgen van locatie bezoeken.
Sales; het opstellen van voorstellen/offertes en bevestigingen en het schrijven van sfeerimpressies.
(mede) Bedenken van programma’s/concepten.
Plaatsen van opties en reserveringen bij onze leveranciers rekening houdend met budget en rendement.
Het inplannen van personeel binnen het beschikbare budget.
Maken van draaiboekjes voor evenementen en zorgen voor een heldere overdracht naar de medewerkers die het event mede gaan draaien.
Evalueren met de klant, verzorgen van aftersales en goede relatiebeheer.
Verzorgen van de financiële afwikkeling van evenementen.
Meedenken over verkoop bevorderende activiteiten.

JIJ

Beschikt minimaal over hbo-werk- en denkniveau en hebt ervaring (circa 2 jaar) in de evenementen-branche of een soortgelijke functie.
Bent van nature representatief en hebt een open, warm en hartelijk karakter (en gunfactor).
Bent communicatief sterk, zowel in woord als geschrift en je bent in staat zelfstandig klantgesprekken te voeren en op een juiste manier te adviseren.
Hebt ervaring met sales en bent dienstverlenend en gastvrij.
Kunt te allen tijde de rust en het overzicht bewaren, ook in drukke evenement maanden.
Hebt gedegen kennis van Word, Excel en bij voorkeur van database-/CRM-programma’s.
Bent een teamplayer, maar hebt ook een zelfstandige werkhouding binnen het team.
Bent hands-on, leergierig en zet graag dat stapje extra.
Bent flexibel en bereid om ook in de avonden en weekenden te werken.
Bent als echte netwerker graag aanwezig op beurzen en netwerkbijeenkomsten.
Hebt affiniteit met groen en natuur en onze monumentale tuinen.
Hebt affiniteit met marketing.

Wat bieden wij?

Wij zorgen graag goed voor onze mensen. Daarom krijg je een leuke, dynamische baan met ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor ca 24 uur per week met een marktconform salaris en uitzicht op een vast contract. ZZP- basis is ook bespreekbaar. Daarnaast ontvang je 10% korting in onze Tuinwinkel, gratis deelname aan rondleidingen én een jaarwandelkaart voor Trompenburg Tuinen en Arboretum.

Over ons

Trompenburg Tuinen & Arboretum is een prachtig aangelegde plantentuin, acht hectare groot, met een grote collectie bomen, struiken, vaste planten, bollen en knollen. De monumentale tuin ligt aan de rand van het centrum van Rotterdam in de wijk Kralingen en is een ware schatkamer voor plantenkenners en een weldaad voor wandelaars op zoek naar rust in een drukke stad. Trompenburg is één van de 26 bij de NVBT aangesloten botanische tuinen in Nederland én lid van de Museumvereniging als geregistreerd museum. Jaarlijks komen ca 65.000 bezoekers uit binnen- en buitenland genieten van de tuin en de collecties bijzondere planten. Ons team bestaat uit ca 11 vaste medewerkers (waarvan ongeveer de helft in de tuin werkzaam is), diverse flexkrachten en ca. 80 vrijwilligers, die één passie delen: de liefde voor tuinen, historie en natuur.