Rondom een evenement is er zoveel content om te delen. Bij de organisatie van een evenement je beperken tot alleen de invulling ervan, is dat nog wel genoeg om echt impact te maken? Dat is de grote vraag die nu veel wordt besproken in de evenementenwereld. Eventbureaus en bedrijven die zakelijke events organiseren zijn hard bezig met de trends rondom eventstrategie: grotere impact creëren en inhoudelijke kennisoverdracht faciliteren. Maar wat blijkt? Veel eventmanagers of bedrijven zijn nog helemaal niet bekend met het strategisch nadenken over events. In deze blog schrijft het Sprekershuys over wat het belang is van een goed doordachte eventstrategie en geeft een aantal concrete tips.
Het belang van impact vergroten
Momice heeft tijdens haar event Connecting the Dots 03, Events start with strategy een kleinschalig onderzoek gedaan naar de status van eventstrategie. Een van de vragen: 'Hoeveel procent van de professionals denkt daar nu al over na en hoeveel procent vindt strategie een noodzakelijk ingrediënt om events structureel te verbeteren?' Wat blijkt: bijna 60% van de deelnemers vindt strategie het belangrijkste ingrediënt om de impact van events te vergroten. Daarnaast vindt 20% van de ondervraagden een gedegen analyse het belangrijkst, 10% mandaat, 6% professionele tools en 4% een goede evaluatie. En maar liefst 100% is het eens met de volgende stelling: ‘Om impact van de events binnen mijn organisatie te vergroten, is een overkoepelende eventstrategie nodig waar ik onderdeel van uitmaak en zal moeten bijdragen.’
Samenwerking en samenhang: tips en trics
En daar gaan we nog even verder op in. Want een event is niet iets wat alleen de eventafdeling binnen jouw organisatie aangaat. Waarom organiseer je een event? Om je netwerk te koppelen? Om een product te lanceren? Om de impact rondom jouw bedrijf te vergroten? Voor het realiseren van al deze doelstellingen heb je een team nodig.
Het Sprekershuys heeft een aantal aandachtspunten en tips voor de inzet van een strategie met meer impact voor jouw evenement:
De samenwerking tussen marketing-, sales- en eventprofessionals is een essentiële basis. Breng met elkaar goed in kaart waarom je het event organiseert: wat is je doel en hoe wil je dat behalen? Daarnaast zorgt een event natuurlijk ook voor de nodige content die voor de marketingafdeling weer van belang is. Andersom heb je de marketingafdeling nodig om de content van het event aan te laten sluiten bij de doelgroep.
In aanvulling hierop: denk aan actualiteiten. Wat speelt er op dit moment? Kan je daar samen een campagne omheen bouwen? Of misschien nog beter: kun je meerdere events door het hele jaar organiseren, allemaal oplopend naar dat ene grote afsluitende evenement?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Heb jij de jaarplanning voor 2020 al af? Start daar op tijd mee, dan zorg je ervoor dat je event naar een hoger niveau getild kan worden en echt als strategie ingezet kan worden.
Slim spreiden. Het is erg effectief om meerdere events over het jaar heen te verspreiden als strategisch middel om impact te maken. Maar ook 1 groot event kan impact hebben. Denk in dat geval na over alle contactmomenten voor én na het event.
Slim inzetten. Ook jouw eenmalige event levert waardevolle content op zonder dat je daar veel extra voor hoeft te doen. Veel sprekers en dagvoorzitters kunnen bijvoorbeeld input geven die je kunt delen met de genodigden. Denk aan content voor een uitnodiging, video, artikelen of het delen van een e-boek van de gekozen spreker(s). Zo laat je je publiek vast warmlopen voor het grote moment.
Follow-up. Hoewel je gasten vol inspiratie naar huis gaan is de kans groot dat zij al vrij snel vergeten zijn wat zij hebben gehoord en geleerd tijdens het event. Zonde! Stuur al je gasten nog een podcast toe, een e-learningtraject of een video waarin de spreker alle onbeantwoorde vragen beantwoord. Zo houd je jouw publiek ook na afloop betrokken en creëer je meer impact rondom jouw evenement.
Over de mogelijkheden voor het creëren van meer impact rondom jouw evenement kan het Sprekershuys je vrijblijvend adviseren. Kijk voor meer informatie op de website: www.sprekershuys.nl.
Fotografie: Christian Kromme SH Jasper Hof Photography