Culturele verschillen: een wereld op zich!

Summum, the private jet Lounge was de high-end locatie voor een van de allerlaatste sessies van 2018 voor het Genootschap voor Eventmanagers. In deze zeer exclusieve vergaderlocatie, waar ultieme gastvrijheid en anonimiteit voorop staan, stond het thema ‘culturele verschillen’ centraal. Esther Janssen (Culture-Inc.) en Diederik Verwiel (Verwiel – the creative agency) deelden daar een schat aan kennis en persoonlijke ervaringen over de grenzen. Van need to know tot fijne anekdotes...

Seminar GvE; een feest der herkenning & lessons to learn​ “Toch willen we de leuke en grappige anekdotes overstijgen om het in een groter perspectief te zetten,” zegt Diederik bij de start van het seminar. “Ik praat vanuit de event-kant, Esther zorgt voor de  inhoudelijke diepgang.” Deze rolverdeling is logisch: Diederik is bekend met ‘events around the world’ voor merken als Royal Philips en Nike. Esther is 12 jaar geleden gestart met haar cross cultureel management communicatie bureau en daarmee gespecialiseerd in zakenculturen, nadat zij in diverse functies ‘all over the world’ heeft gewerkt en gewoond. Van Amerika tot Japan en alles daartussen. We hebben duidelijk twee autoriteiten op dit vlak tegenover ons staan.

Esther Janssen & Diederik Verwiel

Eerst dicht bij huis: Duitsers en hun pünktlichkeit Daarom eerst eens een rondje langs de aanwezige Genootschapsleden. Wie organiseert weleens events in het buitenland of ontvangt internationale gasten in eigen land en waar lopen zij dan tegen aan? “Als we een event in Duitsland organiseren of Duitse gasten onthalen in Nederland wordt het al spannend met betrekking tot hun titel. Ze willen graag Herr of Doctor genoemd worden,” vertelt een van de leden. Esther: “Dat is voor Duitsers cruciaal inderdaad, terwijl wij Nederlanders eigenlijk veel minder sterk een gevoel voor verhoudingen kennen.” Een andere eventmanager vertelt dat ze vooral rekening moet houden met de ‘Deutsche pünktlichkeit’: “Ze houden niet van verrassingen.” Esther geeft het advies om je vooral bewust te zijn van de verschillen en daarna doordachte afwegingen te maken en te priotiseren: “Wie moet zich aanpassen aan wie, waar vindt het event plaats, wie betaalt (dus bepaalt) en wat is de meest dominante cultuur van de twee? Better safe then sorry!” Om nog even op Duitsland door te gaan zegt Diederik: “Vroeger werkte ik voor een bedrijf dat events in Duitsland organiseerde. Er heerste veel hiërarchie, maar dat gekke creatieve van Nederlanders kunnen ze wel waarderen. Dan schoof ik bewust die persoon op bepaalde momenten naar voren waar ik op andere juist weer de pünktliche eventmanager erbij riep.” ​ Het belang van een visitekaartje Dat haakt aan op ‘wat staat er eigenlijk op jouw visitekaartje’? Ben je je er ooit bewust van geweest dat het kaartje tegen je kan werken? De functie Projectmanager of Accountmanager is in veel culturen geen binnenkomer. Esther: “Wil je op directieniveau zaken doen, moet je jezelf ‘upgraden’, ook als het functiehuis van jouw bedrijf dat niet toelaat. Je hebt een speciaal internationaal visitekaartje nodig in bepaalde landen.”

Man versus vrouw Ook is het voor vrouwen niet altijd gunstig zakendoen in bepaalde culturen. Zo heeft een Genootschapslid veel events gedaan in het Midden-Oosten en zorgde hij er voor – om positie te pakken op strategisch niveau en beslissingsbevoegdheid uit te stralen – dat hij dat deed, en niet zijn eigen baas, een vrouw. Een eventmanager die nu bij een grote gemeente werkzaam is, maar vroeger bij een incentivebureau werkte, vertelt dat zij destijds in Azië minder serieus werd genomen dan haar mannelijke collega.

Bijzonder verhaal: monniken in de hoofdrol  En nu we het toch over Azië hebben. Een van de aanwezigen organiseerde de doop van een vliegtuig met 11 boeddhistische monniken op Schiphol: “Ze stonden op een paar slippers en hadden een oranje doek om zich heen gewikkeld. Verder had geen van hen persoonlijke bezittingen bij zich. Een aantal dagen zijn we met dit gezelschap op stap geweest en we hebben de meest bijzondere dingen meegemaakt. Het was fantastisch; hoe zij verbinding hielden met het vliegtuig, het tijdstip van de doop bepaalden aan de hand van een soort horoscooptrekking, ons bezoek aan Kinderdijk. Echt memorabel. Maar, hoewel ik de coördinator was, ik moest gedurende deze dagen op 1,5 meter afstand van de monniken blijven. Ach, we hebben in ieder geval de voorpagina van de Telegraaf gehaald.”

Bewust zijn van culturele verschillen De verhalen vloeien rijkelijk, over F&B en verwachtingen (‘In hoeverre mogen gasten onderdeel worden van onze gewoonten of moet je India naar Nederland halen?’) en ook over religies en de verschillende gewoonten en gedragingen. “Nu zitten we nog in de sfeer van do’s & dont’s . Maar ook ten aanzien van het programma, de vorm en de tijdlijn is het goed je bewust te zijn van culturele verschillen,” zegt Esther.

​Een mooi uitgangspunt is: ‘A different point of view is simply the view of another person.’ Ofwel: in het perspectief van een ander zit ook logica. Om dat kracht bij te zetten laten Diederik en Esther deze foto zien en stellen zij daarbij de vraag: wat is je eerste reactie? ​

“Paniek,” zegt een van de eventmanagers. Maar nee, een Nigeriaan zal eerder denken: handel! Nog een foto, deze keer van een Nederlands polderlandschap.

Wat zal een Nigeriaan denken bij deze foto? 

​​Esther: “Hij zal zeggen: waar is iedereen? 

Dit plaatje zegt iets over Nederland, over onze organisatie, onze regels. En hoe we alles zorgvuldig benutten. Wat ik hier mee wil zeggen is dat je wieg jouw venster op de wereld grotendeels bepaalt.

En die verschillen zijn ook aanwezig in Nederland, denk maar eens aan Amsterdam versus een dorp in de Achterhoek.”

De diepte in; culturen & hun basisvoorwaarden In een interactieve sessie schrijft Esther de basisbehoeftes van mensen – ongeacht waar hun wieg staat – op een groot vel;

• Veiligheid (rondom watermanagement)

• Voedsel 

• Eigen huis

• Bestaansmiddelen (inkomen)

• Erkenning

• Liefde

• Gemeenschapsgevoel (familie)

• Zingeving 

“Alle verschillende culturen op de wereld hebben oplossingen gevonden om deze basisvoorwaarden te regelen. Binnen die culturen denken mensen op een bepaalde zelfde manier. We kunnen die verschillende culturen herkennen aan gebouwen en infra, kleding, taal, voeding, geur, uiterlijkheden en aan gedrag.” In Azië groeten mensen elkaar bijvoorbeeld anders dan in het Westen en in India heb je te maken met verschillende gedragingen binnen de kasten, wat hun manier is om sociale ordening en interactie te regelen. Waarom dat zo is? “Mensen zijn daar niet gelijk,” zegt Esther. En dat moet dus bevestigd worden in hun gedrag. In onze cultuur gaan we ervanuit dat we allemaal gelijk zijn. We hebben dus tegenovergestelde overtuigingen en dat mag in het zakelijk contact liever niet leiden tot discomfort bij de een of de ander.”

“Wie past zich dan aan?” is een vraag van een van de deelnemers. “Degene die iets wil,” zegt Esther. Maar, geld verdienen in het buitenland doen Nederlanders al eeuwen, wij willen vaak iets van de ander en wij zijn dus ​meer gericht op de buitenwereld. Anders dan landen zoals Amerika of China.” 

Nederlandse cultuuraspecten: onze contra’s en pro’s Tijdens een korte oefening wordt duidelijk welke cultuuraspecten van Nederland zorgen voor ons succes:

• Meerdere talen

• Veel kennis over buitenlanden

• Kenniseconomie

• Goed georganiseerd

• Innovatief (ICT, legal)

• Goede bereikbaarheid / infrastructuur

• Flexibiliteit; we passen ons aan

• Nieuwsgierig en leergierig

• Doeners / aanpakkers

• Goed georganiseerd

• Efficiënt, ondernemend

• Handelsgeest

En dit zijn de aspecten van onze Nederlandse cultuur die ons in de weg kunnen zitten (tegenwerkt):

• Te direct

• Moeite met hiërarchie

• Open/persoonlijk; alles moet gezellig zijn.

• To the point Rationeel (hoewel dat voor een Duitser heel prettig kan zijn, voor een Italiaan niet)

• Betweterig / betuttelend (moreel gelijk willen hebben – overtuigd van gelijk)

• Opdringerig (we zouden ook andere ervaringen kunnen vragen)

• We zijn op de centen, zuinig

• We houden van eerlijk zijn, ook als dingen niet goed gaan.

Wat de boer niet kent... Diederik start een filmpje om aan te geven waar het nu eigenlijk om draait: “Als je je kunt openstellen voor andere culturen en niet de status aanneemt dat alles raar is wat je niet gewend bent, kun je op heel veel plekken op de wereld werken. Maar als je je niet in de andere cultuur kunt verplaatsen, begin er dan niet aan, want dan raak je binnen 6 maanden gefrustreerd. Niets gaat in het buitenland zoals je het verwacht.”

Basisregels internationaal werken Ter afsluiting geeft Diederik een aantal basisregels om internationaal te kunnen werken:

01. Factor 1,5 Houd er rekening mee dat je er ongeveer 1,5 keer langer over doet dan eenzelfde event wat je in Nederland organiseert. Waarom? Je moet veel meer checken! Niets is vanzelfsprekend.

02. Managing expectations Vraag waarom je stakeholder het event perse in het buitenland wil doen. Als je met een club naar Indonesië, India of Amerika gaat, zal het anders zijn dan in Nederland. Dat moet je met elkaar bespreken.

03. Lokale partners zijn key! Je kunt niets in het buitenland organiseren zonder de ogen en oren die het verlengstuk zijn voor je eigen organisatie. Je selecteert lokale partners bijvoorbeeld via DMC’s. Het is de investering dubbel en dwars waard. 04. Site visit is een absolute must Het lijkt een open deur, maar dat is het niet. Ook in Nederland wil je altijd zien waar je naartoe gaat met het event. In het buitenland is dat eveneens van belang, al is het alleen al om met de lokale partners om de tafel te kunnen.

En dan nog: 05. Prepare for the worst 06. Dig into the local culture

En als je alles geregeld hebt: 07. Check check double check

Feedback Genootschapsleden

Sandra Buitendam, Hogan Lovells International LLP: “Ik heb vooral geleerd dat je met lokale partners moet werken in het buitenland. Het was een inspirerende sessie, herkenbaar ook en leerzaam dankzij alle praktijkcases. De interactie en de afwisseling tussen Diederik en Esther maakten het alles behalve saai.”

Janey Jahn, Allianz Nederland: “Hoewel het een lange sessie was, bleef het onderhoudend en informatie. Ik herkende veel en kan tegen mijn leidinggevende zeggen: ‘we doen het goed’. Goed te zien dat het vooronderzoek op locatie heel belangrijk is, ook bij ons is dat altijd een aandachtspunt gezien de kosten. En elke keer doe ik het wel, want het is een must om nog meer risico’s uit te kunnen sluiten! Oh ja, ik neem altijd een eigen printer mee! Zelfs als ik in een vijfstererenhotel verblijf.”

Niels Bouwman, Ministerie van Buitenlandse Zaken: “Wat een prima setting was het in een luxe huiskamersfeer. Bij een site visit wil ik ook altijd de afstanden zien / afleggen. Iedereen zegt ‘het is slechts 10 minuten’, maar als je er eenmaal bent blijkt dat om 8 uur ’s ochtends ineens 2 uur te zijn! Als je dat weet kun je er rekening mee houden in het programma. Nog een tip: ik stuur altijd alles naar een agent, niet naar hotels want daar raakt alles kwijt.”

Onze grote dank gaat uit naar Eric Schinck van Select Catering voor de warme ontvangst in Summum, the private jet Lounge en voor de luxe borrel na afloop van het seminar.

Tekst: Barbara van Baarsel