8 tips & learnings voor succesvolle online events

Diederik Verwiel is directeur en oprichter van VERWIEL - the creative agency, een ervaren bureau als het gaat om de ontwikkeling van creatieve concepten voor events voor uiteenlopende opdrachtgevers. Vanuit de thuisbasis in Brabant werkten zij tot de het begin van de coronacrisis aan opdrachten over de hele wereld: van de VS tot Azië. Op dit moment is het omgekeerde aan de hand, juist op nationaal niveau en binnen de Benelux is de vraag enorm gestegen. Niet vreemd natuurlijk nu er voor veel landen reisrestricties gelden.

In het afgelopen jaar werkte Diederik aan een opdracht die in korte tijd volledig aangepast moest worden: van live naar volledig online. In slechts vier maanden tijd ontwikkelden zij een online launch event voor TP Vision. De jaarlijkse presentatie werd omgevormd tot een virtueel event waarbij 1.000 journalisten en 1.500 retailers geïnformeerd moesten worden over de nieuwste producten en innovaties. Uiteraard op persoonlijke en inspirerende wijze. Hiervoor ontwikkelden zij een volledig nieuw ‘custom made’ platform om te kunnen realiseren wat ze voor ogen hadden. Het resulteerde in een meerdaags online evenement net live elementen: een persdag met persconferentie, een persoonlijk programma voor een selecte groep vips en 6 retail dagen voor 150 groepen met meer dan 250 sessies. Het beoogde doel werd ruim behaald: het dubbele aantal journalisten werd bereikt en 1.800 retailers volgden de ruim 200 live sessies en workshops in totaal zeven dagen. Maar wat maakte dit nou zo’n succesvol virtueel evenement? En wat kun je van deze aanpak leren?

8 tips en learnings op een rij

De ervaringen die hij opdeed tijdens de uitvoering van deze uitdagende opdracht neemt Diederik mee naar zijn volgende projecten, maar hij deelt zijn waardevolle tips en inzichten ook graag met ons. We zetten ze hier voor je op een rij:

1. Deel de flow van het platform met je stakeholders. Laat het testen door een collega of juist iemand die helemaal niets van het project afweet.

2. Check de interne Covid19 regels. Ook al ben je volledig coronaproof bezig - interne bedrijfsregels zijn minstens zo belangrijk.

3. Have fun! Zorg voor grappige onderbrekingen en onverwachte interacties.

4. Maak gebruik van een ervaren tv-host. Een must om het programma te begeleiden en de kwaliteit van je event te bewaken.
   

5. Zorg voor afwisseling, verras je publiek. Maak tv met een sterk creatief concept.

6. Gebruik de data van een online event om de volgende editie nog beter te maken.
   

7. Deelnemers zijn terughoudend in grote groepen om vragen te stellen via de audio of camerafunctie. De chatbox werkt beter.
   

8. Online events zijn in de regel niet goedkoper dan live events.

Tekst: Annemieke van Hees

Fotografie: TMZ / Remco Koeneman