50 jaar World Forum in 2019

Bijgewerkt: 8 mei 2019

Drie doelgroepen, drie evenementen, één jubileum. Het Haagse World Forum organiseerde al een jaar vóór de jubileumdatum een interne kick-offmeeting om aan te kondigen wat er op 14 en 16 maart 2019 gaat gebeuren. Namelijk: een evenement voor de vakgenoten in de eventbranche, een festival voor de inwoners van Den Haag én een personeelsfeest voor alle medewerkers. General manager Michiel Middendorf: “Wij hebben te maken met verschillende doelgroepen en hebben heel bewust de groepen uitgekozen waarvoor we iets wilden doen.


Michiel Middendorf - General Manager

Een bedrijfsjubileum is altijd een goede reden voor een feestje, maar biedt vooral een mooie aanleiding om je bedrijf op verschillende manieren in de spotlights te zetten. Bij World Forum grijpen ze het 50-jarig jubileum aan om te laten zien wat ze allemaal in huis hebben. Zoals een multifunctioneel gebouw dat elke denkbare bijeenkomst kan hosten, maar waar ook de grootste theaterzaal van Nederland te vinden is. En wat ze er ook volop in huis hebben: creatief talent. Zo zijn het concept en de branding voor de drie jubileum-evenementen door projectleider ’50 years’ Diana Weber bedacht en ontworpen; de totale invulling wordt uitgedacht samen met een vijfkoppige projectgroep. “We zijn er trots op dat we dit vooral intern kunnen doen. Waardoor je het met zijn allen draagt,” aldus Diana en Michiel in gesprek met De Eventmanager.


Diana Weber - Projectleider

Event voor de branche Het eerst geplande jubileumevent – op 14 maart 2019 – wordt een inspiratie- en kennisevent voor de eventbranche: R.evolution of events. Inhoudelijke sprekers en live entertainment zullen elkaar daar afwisselen; in samenwerking met Ad de Haan van Live Legends is een showconcept ontwikkeld gericht op de beleving van de (r)evolutie van evenementen. “Het is gemakkelijk om een feestje voor zakelijke relaties te organiseren, maar wij wilden liever een echt inhoudelijke invulling geven aan deze bijeenkomst van vakgenoten. Onze branche is complex, omdat hij voortdurend evolueert. Daarom willen wij onze vakgenoten inspiratie bieden, zodat die evolutie kan doorgaan. We willen onze gasten daarnaast kunnen verrassen; dus zullen we de komende tijd ook niet alle sprekers op de website vermelden. Dat biedt ons bovendien de ruimte om aan te sluiten bij last minute ontwikkelingen.”


R.evolution of events is in principe een open bijeenkomst, waarvoor vakgenoten zich kunnen aanmelden, al dan niet met een +1-gast. Ook heeft World Forum een eigen lijst van genodigden die ze hier graag bij willen hebben en die voor het grootste deel al een uitnodiging hebben ontvangen. Daarnaast zullen World Forum-medewerkers persoonlijk een aantal uitnodigingen uitdelen, bijvoorbeeld als ze in de komende maanden bijeenkomsten bezoeken. “Tijdens het event op 14 maart 2019 worden de gasten en uitnodigende medewerkers weer aan elkaar gekoppeld.”


R.evolution of events zou zomaar eens een vaste waarde kunnen worden; op de website wordt het in elk geval al aangekondigd als het ‘nieuwe event in de branche’. Of het echt een jaarlijks terugkerend evenement wordt, hangt af van wat de deelnemers op 14 maart 2019 ervan vinden. “We zullen ter plekke de stemming peilen, mensen vragen of ze geïnspireerd zijn geraakt. Want het moet echt in een behoefte voorzien. Ook een mogelijkheid is dat het event evolueert naar een volgende fase of verdieping. Het heet tenslotte niet voor niets R.evolution of events.”


Event voor Den Haag Twee dagen later, op 16 maart 2019, volgt een groots evenement voor de community. Zeg maar: voor alle Hagenaars en Hagenezen, van wie dit gebouw feitelijk ook is. Die kennen het vaak nog uit de tijd dat het Congresgebouw Den Haag heette. Vrijwel elke inwoner van Den Haag heeft een bepaalde link met het gebouw; wat zeker geldt voor de mensen die zich nog de tijd kunnen herinneren dat alle lokale evenementen hier plaatsvonden, zoals de voorstellingen van Het Schevenings Toneel en de plaatselijke balletschool. Ook al is er nu niet meer altijd plek voor lokale bijeenkomsten, World Forum levert nog altijd wel een belangrijke bijdrage aan de economie van de stad. “We willen er alles aan doen om de band met onze community te behouden en te verstevigen. Daarom organiseren we op 16 maart het Festival TIJD, waarvoor iedereen een kaartje kan kopen. Tijdens dit festival zijn er optredens van Haagse artiesten, backstagetours en is er heel veel aandacht voor de geschiedenis van het gebouw.”


Op dit moment verzamelt World Forum via de website bijzondere verhalen van mensen die een persoonlijke link hebben met de geschiedenis van het gebouw. Daarvan worden 50 verhalen zowel op de website geplaatst als gepubliceerd en van de top 10-verhalen wordt een expositie gemaakt die vanaf 21 februari te zien is, eerst rondom de Hofvijver en daarna in World Forum. “Dat worden indrukwekkende portretten, bijvoorbeeld van een medewerker, bewoner of politicus die vertelt over zijn of haar emotionele band met World Forum. Samen representeren de portretten de geschiedenis van het gebouw. De expositie rond de Hofvijver maakt ons jubileum zichtbaar in de stad; daarin werken we nauw samen met de Gemeente Den Haag, maar ook met Omroep West, een van onze mediapartners, met wie we een documentaire uitbrengen.” Event voor jezelf/het team De eigen medewerkers zijn de derde doelgroep waarvoor het derde en laatste jubileum-evenement wordt georganiseerd. Michiel Middendorf wil daar nog niet al te veel over kwijt. “Laten we zeggen dat we bij onze interne evenementen altijd een of meer kernwaarden naar voren laten komen. Het zou zomaar eens kunnen dat we tijdens het jubileum-personeelsfeest veel aandacht gaan besteden aan onze kernwaarde ‘personal attention’. Hoe? Daar gaan we het nog niet over hebben, dat moet een verrassing zijn.” Diana vult aan: “Het wordt in elk geval een event in een uniek decor, waarin we terugkijken op de afgelopen 50 jaar én vooruitkijken naar de volgende 50 jaar. Een echte experience voor het hele team en we hopen dat het voor hen een mooie herinnering wordt om aan terug te denken over 50 jaar!”


Leuk hoor, zo’n bedrijfsjubileum. Maar alle voorbereidingen vergen veel tijd en inzet. Hoe pak je dat aan? Heeft World Forum tips voor andere jubilerende bedrijven?
“Ik heb drie tips,” zegt general manager Michiel Middendorf. “Eén: begin écht op tijd. Ik ben blij dat wij dat gedaan hebben en daardoor voldoende tijd hadden om na te denken over wie of wat onze doelgroepen moesten worden. Daarmee bepaal je enorm de richting van de verdere voorbereidingen. 
Twee: je ziet een jubileum al van verre aankomen, bereid je dus ook financieel voor. Ofwel: alloceer elk jaar een bedrag voor het jubileum. Want je wil het altijd mooier of spannender maken en dat kost geld. 
​Drie: maak ruimte voor evolutie. Dat kan ook alleen als je op tijd begint. Dan kunnen de plannen zich namelijk inhoudelijk ontwikkelen en nieuwe ideeën en inzichten kun je in alle rust integreren. En je hebt meer ruimte voor commitment vanuit het team én vanuit lokale partijen die zich melden met een inhoudelijke bijdrage.”

Tekst: Carla van Elst

G14

Eventprofessionals met ambitie!

Contact

E. info@g-14.nl

  • Black Instagram Icon
  • Black LinkedIn Icon
  • Black Twitter Icon
  • Black Facebook Icon